Отчетные документы за проживание в квартире посуточно + образцы

Приветствую читателя на страницах нашего сайта.

Если вам приходится посуточно арендовать жилье во время проживания в командировке или в других рабочих целях, то вам необходимо отчитываться за понесенные затраты. Чтобы не попасть впросак по приезде из командировки, вам необходимо разобраться в основах командировочной отчетности.

Перечислю все отчетные документы за посуточное проживание в квартире, которые будут нужны для бухгалтерии.

Варианты найма жилья

Во время командировки возможно проживание в гостинице или квартире. Посуточно арендовать квартиру можно как через агентство недвижимости, так и у частных лиц.

При любом варианте проживания отнеситесь внимательно к отчетным документам, чтобы не возникло затруднений при получении компенсации расходов за посуточное проживание.

Запросите у арендодателя все отчетные документы, подтверждающие ваши расходы на аренду квартиры. Если отчетный пакет по расходам на проживание будет неполным, бухгалтер не сможет оплатить ваши затраты.

Гостиница – самый простой с точки зрения отчетности вариант: для бухгалтерии будет достаточно счета из гостиницы и чека о его оплате. Чтобы подтвердить расходы на посуточное проживание в квартире, потребуется больший пакет документов.

Документы, подтверждающие расходы на посуточное проживание в квартире

Если для жилья выбрана квартира, то перечень отчетных документов для командировочных различается в зависимости от арендодателя.

Отчетные документы при аренде квартиры через агентство недвижимости:

• договор найма (аренды) жилья;
• кассовый чек об оплате за наем и/или бланк квитанции оплаты;
• акт об оказании посреднических услуг;
• чек об оплате за посреднические услуги.

Отчетные документы при аренде квартиры у частного лица:

• договор найма;
• расписка владельца в получении оплаты.

Свободных гостиничных номеров по приемлемой цене может не оказаться, а вот частную квартиру для посуточного проживания вы всегда сможете найти. Сейчас бизнес по сдаче жилья на сутки очень распространен во всех крупных городах и особенно в Москве.

Сотрудничество с частным лицом выгодно еще и тем, что вы избежите затрат на посредников. Поэтому, если частник готов оформить все требующиеся вам отчетные документы, смело выбирайте этот вариант.

Виктор Петрович

6 лет опыта юристконсльтом и почти 4 года в риэлтерском деле

Задать вопрос

Что делать, если подтверждения нет

Бывает, что по какой-либо причине работник не смог подтвердить затраты на проживание во время рабочей поездки. При этом известно, что сотрудник действительно работал по месту командировки и выполнил все возложенные на него должностные обязанности.

Кроме того, имеются проездные билеты. В этом случае руководитель может назначить работнику вознаграждение в размере понесенных им расходов на проживание, например выплатив премию.

Бланк квитанции оплаты

При снятии жилья у индивидуального предпринимателя для расчетов ИП используют бланк «Квитанция». На бланке есть реквизиты индивидуального предпринимателя. Образец бланка квитанции для посуточной аренды.

Скачать бланк можно отсюда.

Форма должна быть отпечатана в типографии и иметь сведения об изготовителе. Использование бланка строгой отчетности позволяет ИП совершать денежные операции без использования контрольно-кассовой техники. Такой бланк будет принят в качестве отчетного документа в вашей бухгалтерии.

Как заполнить

При заполнении бланка вручную используют синюю пасту. В нем указывают следующие данные:

• фамилию, имя, отчество нанимателя;
• вид услуги (аренда квартиры);
• стоимость услуги;
• сумму полученных средств прописью;
• подпись нанимателя;
• подпись лица, получившего деньги (представитель фирмы);
• печать агентства (индивидуального предпринимателя).

Если бухгалтерии дополнительно нужен кассовый чек, то дата на бланке должна совпадать с датой на кассовом чеке.

Почему лучше арендовать жилье в компании, а не у физического лица

Посуточная аренда у частника обычно дешевле, чем через компанию. Но часто физические лица ведут бизнес по сдаче квартир внаем неофициально, без регистрации в налоговой. В связи с этим могут возникнуть трудности с оформлением необходимых отчетных документов о проживании.

Поэтому большинство работников, отправляющихся в официальную деловую поездку, выбирают аренду через агентство. В плане оформления всех обязательных бумаг агентство недвижимости – самый надежный вариант. Рассмотрим причины, с которыми это связано.

Преимущества и недостатки аренды через агентство недвижимости

Аренда у частного лица

Если вы решили остановиться в частной квартире, обязательно заключите с собственником письменный договор.

Проверьте, чтобы в нем была указана следующая информация:

• период найма (даты);
• цена.

Когда необходимы какие-то дополнительные услуги, они тоже прописываются с указанием их стоимости.

Какой договор заключать

Заключают договор краткосрочной аренды или найма жилого помещения (образец договора краткосрочной аренды). Есть отдельный шаблон для найма помещения, владельцем которого является самозанятый. Образец можно посмотреть здесь.

В договоре краткосрочной аренды, кроме срока аренды и посуточной стоимости, указывают права и обязанности нанимателя и наймодателя. Также желательно оформить акт приема-передачи имущества, чтобы обезопасить себя. Форму акта приема-передачи можно скачать отсюда.

Что для этого требуется

Для заключения письменного договора о посуточной аренде необходимо попросить у владельца документы, подтверждающие право собственности на квартиру, в которой вы собираетесь проживать.

Для заполнения документа понадобятся паспорта сторон.

Как оплачивать

Оплачивают наличными. У владельца нужно взять расписку в получении денег. Такая расписка будет достаточным документом для отчетности за посуточное проживание в квартире. Расписка подойдет и для налоговой инспекции. НДФЛ не начисляется на сумму, полученную работником от работодателя в качестве возмещения командировочных расходов.

Также на эту сумму не проводят начисление страховых взносов. Оплату за посуточное проживание можно провести и безналичным расчетом – переводом средств со своей карты на карту получателя.

При таком способе чек о проведенной операции сохранится в мобильном приложении и в личном онлайн-кабинете оплатившего. Такой чек тоже будет достаточным для подтверждения расходов. При работе с агентством также возможен наличный и безналичный расчет.

Что нужно сдать в бухгалтерию

Бумаги об аренде жилого помещения подписывает на месте сам командировочный. Никакой доверенности от руководителя ему на подписание договора найма квартиры для посуточного проживания не требуется. Достаточно приказа о командировке.

Для отчета бухгалтеру сдают:

• приказ о направлении в командировку;
• договор найма жилья;
• бланк квитанции оплаты, или расписка владельца в получении наличных, или чек.

Когда владелец отказывается от оформления отчетных документов на посуточную аренду квартиры, не соглашайтесь на такое жилье. Вы просто не сможете подтвердить понесенные расходы в своей организации и, соответственно, не получите компенсацию за них.

Срок сдачи документов за проживание в бухгалтерию

Порядок сдачи отчетных документов по затратам на посуточное проживание в командировке должен быть прописан в положении, действующем на предприятии. Денежные средства на гостиницу или наем отдельного жилого помещения выдают работнику авансом перед отъездом.

Сдают отчетную документацию в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из поездки. Сотрудник составляет авансовый отчет и прилагает к нему все отчетные формы.

Виктор Петрович

6 лет опыта юристконсльтом и почти 4 года в риэлтерском деле

Задать вопрос

Что будет, если не предоставить отчетные документы

Отчетные документы за посуточную аренду квартиры предоставляют по приезде в бухгалтерию организации. При отсутствии всех требуемых документов бухгалтер не сможет возместить ваши затраты, так как расходы по каждой статье бюджета предприятия должны быть подтверждены.

Так что, если вы заранее не подготовите отчетный перечень, вам придется заплатить за все из собственных средств или поговорить с руководителем о возможности получения компенсационной выплаты.

Для того чтобы определить сумму компенсации, среднюю стоимость посуточного проживания в квартире можно узнать, например, в агентстве недвижимости.

Заключение

Многие люди сдают квартиры для посуточного проживания. Снять частное жилье на время командировки очень удобно.

Главное – не забыть взять у наймодателя нужные отчетные документы. Только так вы сможете беспрепятственно получить возмещение затрат за посуточное проживание в бухгалтерии вашей компании.

Надеюсь, информация будет действительно полезной для вас. Подписывайтесь на другие наши статьи, делитесь полезностями в соцсетях, возможно, наша статья сбережет кому-то много нервов.